Dienstwagenabrechnung an der eigenen Wallbox – so gelingt es

Immer mehr Unternehmen setzen auf Elektromobilität und statten ihre Mitarbeiter mit elektrischen Dienstwagen aus. Doch wie erfolgt die Abrechnung der Ladekosten, wenn der Firmenwagen zuhause geladen wird? Mit unserem OCPP Backend Ladecloud.io bieten wir eine effiziente, rechtskonforme und herstellerunabhängige Softwarelösung, die den gesamten Prozess automatisiert und vereinfacht.

Was ist eine Dienstwagen-Wallbox?

Eine Dienstwagen-Wallbox ist eine Ladestation, die speziell dafür ausgelegt ist, die beim Laden eines Firmenwagens zuhause anfallenden Stromkosten korrekt zu erfassen und abzurechnen. Dazu benötigt sie folgende technische Voraussetzungen:

• Geeigneter Energiezähler (mindestens MID-zertifiziert oder eichrechtskonform)
• RFID-Funktion zur eindeutigen Nutzerzuordnung
• OCPP-Kompatibilität zur Kommunikation mit einem Backend
• Internetverbindung (LAN, WLAN oder Mobilfunk)

Gängige Hersteller wie Keba, Alfen, ABL oder Easee bieten Modelle an, die diesen Anforderungen entsprechen. Wir haben für dich exklusive Dienstwagen-Bundle-Pakete zusammengestellt.

Warum ist eine eichrechtskonforme Abrechnung wichtig?

Da es in Deutschland keine gesetzlich vorgeschriebene Abrechnungsart für Dienstwagenladungen zuhause gibt, liegt die Entscheidung beim Arbeitgeber. Viele Unternehmen setzen auf MID-zertifizierte oder eichrechtskonforme Zähler, um die Abrechnung präzise, nachvollziehbar und zukunftssicher zu gestalten. Eichrechtskonforme Wallboxen erfüllen nicht nur die höchsten Standards der Messgenauigkeit, sondern auch Transparenzanforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Wie funktioniert die Dienstwagenabrechnung?

Mit der Lademanagement-Software von Ladecloud.io wird die Abrechnung von Dienstwagenladungen zuhause zum Kinderspiel.

1. Automatische Erfassung:
   • Jeder Ladevorgang wird mit Zeitpunkt, Dauer, Energiemenge und Kosten aufgezeichnet.
   • Nutzung von RFID-Schlüsseln, um private und dienstliche Ladevorgänge zu trennen.
2. Automatische Abrechnung:
   • Die erfassten Daten werden an den Arbeitgeber übermittelt.
   • Die Gehaltsabrechnung erfolgt auf Basis der gespeicherten Ladevorgänge.
3. Rechtskonformität und Transparenz:
   • Eichrechtskonforme Messung sorgt für maximale Sicherheit.
   • Automatisierte Belegerstellung reduziert Verwaltungsaufwand.

Welche Vorteile bietet Ladecloud.io?

Unser OCPP Backend Ladecloud.io bringt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber erhebliche Vorteile. Arbeitnehmer profitieren von einer transparenten und fehlerfreien Abrechnung, die sicherstellt, dass ihnen alle Kosten korrekt erstattet werden. Das intuitive Dashboard ermöglicht eine einfache Verwaltung der Ladevorgänge und erfordert keinen manuellen Aufwand. Arbeitgeber hingegen erhalten eine einfache, skalierbare Lösung, die alle Ladevorgänge automatisch erfasst und abrechnet. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand minimiert und gleichzeitig sichergestellt, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Ladecloud.io Tarife: Passgenaue Lösungen für jeden Bedarf

Ladecloud.io bietet zwei verschiedene Tarife, je nachdem, ob es um die Abrechnung eines einzelnen Dienstwagens oder eine komplette Unternehmensflotte geht:

1. Ladecloud.io Start – Die einfache Lösung für Einzelpersonen

Der Start-Tarif richtet sich an einzelne Dienstwagenfahrer, die ihre Ladevorgänge präzise dokumentieren und abrechnen möchten. Diese Lösung ist besonders für Arbeitnehmer geeignet, die ihren Firmenwagen regelmäßig zuhause laden und eine rechtskonforme, einfache Möglichkeit zur Abrechnung benötigen. Der große Vorteil dieses Tarifs liegt in seiner Einmalzahlung – es gibt keine monatlichen Gebühren, und der Nutzer kann das System lebenslang verwenden.

• Einmalige Zahlung, lebenslange Nutzung – kein Abo-Modell, keine versteckten Gebühren.
• RFID-basierte Ladevorgangstrennung – dienstliche und private Ladevorgänge können mithilfe von verschiedenen RFID Keys getrennt aufgezeichnet werden.
• Detaillierte Ladeberichte – die Software ermöglicht den Export von Abrechnungsbelegen pro RFID als CSV, PDF oder Excel, sodass die Daten einfach weitergegeben oder gespeichert werden können.
• 100 % herstellerunabhängig – Ladecloud.io kann mit allen OCPP 1.6-fähigen Wallboxen genutzt werden, was maximale Flexibilität garantiert.
• Einfache Installation und Nutzung – dank der intuitiven Schritt-für-Schritt-Anleitung ist die Einrichtung problemlos möglich.

2. Ladecloud.io Fleet – Die skalierbare Lösung für Unternehmen

Der Fleet-Tarif richtet sich speziell an Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, die ihre Dienstwagen zuhause laden. Hierbei liegt der Fokus auf einer vollautomatisierten und zentralisierten Abrechnung, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und den gesamten Prozess für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinfachen. Unternehmen profitieren von einer flexiblen Lösung, die sowohl einzelne Heim-Wallboxen als auch firmeneigene Ladestationen in ein zentrales Abrechnungssystem integriert.

• Automatisierte Abrechnung für Unternehmensflotten – das System erstellt automatisch Ladebelege und sendet diese direkt an die Buchhaltung, sodass keine manuelle Bearbeitung notwendig ist.
• Direkte Integration in die Spesenabrechnung – die Abrechnung erfolgt direkt im bestehenden System des Unternehmens und kann nahtlos in die monatliche Gehaltsabrechnung integriert werden.
• Flexible Nutzung – Ladecloud.io Fleet kann sowohl für Mitarbeiter mit eigener Wallbox zuhause als auch für Unternehmensladestationen genutzt werden, sodass ein einheitliches Abrechnungssystem entsteht.
• Einfache Verwaltung – für jedes Firmenfahrzeug werden automatische Ladebelege erstellt, die alle relevanten Informationen enthalten und für Transparenz sorgen.

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Tipp: Mit der eigenen Wallbox zum Unternehmer

Nicht jeder E-Dienstwagenfahrer erhält eine vollständige Kostenübernahme durch den Arbeitgeber. Eine clevere Möglichkeit ist, die eigene Ladestation in ein Roaming-Netzwerk einzubinden und somit mit der Arbeitgeber-Ladekarte wie z.B. EnBW, DKV, Maingau oder E.ON an der eigenen Wallbox zu laden.

Diese Methode ermöglicht nicht nur eine Abrechnung über den Arbeitgeber, sondern kann auch eine zusätzliche Einnahmequelle darstellen. Wer ein Gewerbe anmeldet, kann Einnahmen aus der Nutzung der Ladestation steuerlich geltend machen und zusätzlich von der THG-Quote profitieren. Mit Ladecloud.io lassen sich die Abrechnungen professionell verwalten, sodass Nutzer volle Kontrolle über Nutzung, Preise und Sichtbarkeit ihrer Ladestation haben.

In unserem Ladecloud.io Blogartikel „Mit der eigenen Wallbox zum Unternehmer: Wie E-Dienstwagenfahrer zusätzliche Einnahmen generieren können“ findest du weitere Informationen dazu.

Fazit

Die Abrechnung der Ladevorgänge von Dienstwagen an der eigenen Wallbox ist mit Ladecloud.io unkompliziert, transparent und rechtskonform möglich. Während einzelne Fahrer mit dem Start-Tarif eine kosteneffiziente, flexible Lösung erhalten, profitieren Unternehmen mit mehreren E-Dienstwagen von der zentralen Verwaltung und automatisierten Abrechnung im Fleet-Tarif.

Zusätzlich eröffnet die Einbindung der eigenen Wallbox in ein Roaming-Netzwerk neue Möglichkeiten: Dienstwagenfahrer können ihre Ladestation für andere freigeben, von der THG-Quote profitieren und mit den richtigen Schritten sogar eine kleine Einnahmequelle generieren.

Elektromobilität wird nicht nur umweltfreundlicher, sondern auch wirtschaftlich attraktiver. Ladecloud.io unterstützt Fahrer und Unternehmen dabei, ihre Dienstwagenladung effizient, flexibel und zukunftssicher zu gestalten.

FAQ Dienstwagenabrechnung